6月18日,一码中内部资料资深顾问李飞老师为IPD项目组成员带来了一场关于L1-L5流程架构设计及详细流程设计方法的培训。这次培训旨在帮助项目组成员深入理解IPD流程中的L1-L5流程架构设计方法以及各级详细流程设计方法,进一步加深对IPD流程方法论的理解。李老师从四个方面进行了详细讲解:首先介绍了流程的概念及其重要性,然后讲解了流程架构设计的方法,接着阐述了流程优化的方法,最后详细说明了流程文件的编写要求和方法。
在培训过程中,李老师不仅通过理论讲解,还展示了许多形象的样例,结合业界的优秀实践案例,使复杂的流程设计概念变得通俗易懂。他通过生动的案例分析,深入浅出地向项目组成员们展示了如何将理论应用于实际操作中,使他们能够更好地理解和掌握IPD流程设计的关键要点。这次培训不仅提升了项目组成员的理论知识水平,也为他们在实际工作中的应用提供了宝贵的经验和指导。
定义
流程是被重复执行、逻辑上相互关联的一组业务活动序列,将明确的输入转换为明确的输出,从而实现为客户创造和向客户交付价值(产品和服务)的业务目的。
流程使用流程文件进行描述,用以承载公司的业务流程架构、运营方针、政策和其它管控要求,划分上下游业务的边界、接口,定义它们之间的依赖和其它关联关系。
流程的基本特征----四象限特征:
①有效性Effectiveness
②效率Efficiency
③内部控制Control与遵从Compliance
④灵活性Adaptable
理解
在华为,流程是最佳实践的总结,流程是公司的战略资产。流程是业务经验的传承,知识的传递,所有的坑都聚合到了新的作业流程中,流程是最好的老师。
如果用河网来解释流程及流程与企业战略、职能、制度等概念的关系,会发现流程是河道,工作任务是水流。
当我们谈论流程时,也可以将其比作一条公路。就像一条公路连接着不同的地点,流程连接着不同的步骤和活动。公路上有不同的车道和标志,流程中也有不同的阶段和指导方针。公路上的交通流向需要遵守规则,流程中的执行也需要按照规定的步骤进行。有时公路上会出现拥堵和障碍,流程中也可能会遇到问题和挑战。因此,就像管理公路一样,通过良好的规划和管理,我们可以使流程高效顺畅。
误区
流程的一个误区是认为有了制度就不需要流程。制度是一种组织内部的规则和制度,而流程是指实现特定目标或完成特定任务所需的一系列步骤。虽然制度可以提供指导和框架,但它并不能完全替代流程。
流程是将制度具体化和操作化的方式。它明确了每个步骤的执行方法、责任人和时间表,从而确保任务按计划顺利完成。没有明确的流程,即使有了制度,也容易导致混乱、拖延和执行不力。
因此,制度和流程是相辅相成的。制度提供了整体框架和规则,而流程则是将这些规则具体化并落实到实际操作中的方式。只有两者结合起来,才能确保组织内部的运作有序、高效。
定义
业务流程架构是针对流程的结构化的整体框架,描述了企业流程的分类、层级以及边界、范围、输入/输出关系等,反映了企业的商业模式及业务特点。
业务流程架构的主要特征
主要描述流程层级、归类和边界/范围等,从宏观层面定位了流程的位置
主要目的是管理流程边界、归属及衔接关系,流程架构是公司统一管理的
流程的设计必须遵从架构
流程架构具有相对稳定性
流程架构要实现:主干清晰、末端灵活
业务流程架构的纵向分层
业务流程架构的纵向分层是指将业务流程按照不同的层级进行组织和管理,以便更好地理解和优化业务流程。通常情况下,业务流程可以分为三个主要层级:高层、中层和基层。
方法
01
业务架构原则
业务架构原则根据企业的特性制定,在业界有四条主要的原则:
02
流程Y模型
“Y模型”,用于指导业务流程架构设计。“Y模型”主要包括:
①价值流和业务场景的识别和设计,重构客户体验;
②能力的重新规划、布局和全方位的提升,重构运营模式;
③流程的分层解耦设计,重构作业模式。
举个例子,基于Y模型设计的业务流程架构如下:
03
流程设计的七大原则
工作内容
工作内容是流程设计的基础,它提出了所有工作的核心问题:为了实现客户需求,我们需要做什么?
新流程包含的增值步骤与旧流程基本都相同,“应用做什么”的问题也能让公司摆脱旧流程中的非增值工作,需要摒弃“以前就这么做”、“谁喜欢做”的固有思维。站在未来看现在,站在全局看当前。
工作必要性
在特定条件下需要做些什么,步骤分为增值、非增值和浪费。只有当某个步骤对结果的价值或贡献大于当前特定情况下它的成本时,才会被执行。有必要,则执行;无必要,则路过。
工作精度
并不是所有的事情都必须特别精准,有时候降低精度会节约更多的成本。
信息基础
用更优质的信息和数据可以确保流程在多方面被更地执行,更相信实际数据而非预测数据。
工作时间
往前或往后移动步骤,将先前按照顺序完成的工作转换为并行布置,或者更改某些工的相对顺序。
执行者
流程重新设计最常见的变化就是改变工作执行者,以及他们与他人合作的方式。不要为了特定个人而在工作中增添重复劳动,在流程重新设计中,不应存在特殊个体。设定一条龙工作人员,跨越孤岛,个人在执行具体任务的同时,要专注于整个流程及其结果,视野要超越自身狭隘的领域。
工作地点
在考虑流程设计过程中,流程执行的地点非常重要。
04
流程改进五步法
核心要点:
1.要找对标对象
2.要找绩效差距
3.要找最佳实践
4.要适用(调整改进)
5.要持续对标
一、怎么选择目标流程?
①基于战略绩效改进,选择目标流程
②基于业务痛点,选择目标流程
③组建跨部门优化团队,选择目标流程
二、怎么进行现状流程建模?
流程现状建模是为了真实再现实际业务场景。需要注意的是关注全局而非局部 、关注事实而非印象。
①组织现状流程建模面谈
②开展流程Workshop跨部门研讨,完成流程现状建模,真实再现实际业务场景
③综合现状信息,建立现状流程模型(As-Is)
三、怎么进行绩效诊断与原因分析?
差距分析:发现流程优化机会点
①站在“客户” 视角,去提炼流程绩效指标,确定流程驱动因素,确定流程;
②对流程进行现状分析,发现问题或痛点;
③对问题或痛点进行根因分析,同类合并,制定改进措施;
④确定流程优化目标;
⑤基于标杆企业的优秀实践,制定相应的流程优化措施;
⑥对流程优化措施进行重要性排序。
四、怎么进行未来流程设计?
①对关键活动进行分析
②制定改善措施:应用流程优化技巧,确定优化方案;
五、试运行、修订及发布
①实施改进:确定实施策略→制定流程实施阶段计划→流程试运行→流程推广实施→流程成果验收。
②持续改进:
将流程工作纳入例行化,建立长效机制,通过持续不断的SDCA标准化现有流程,PDCA持续改进,提高流程管理的水平。
③回顾最终开发的流程:审视流程的9个维度。